Формальное письмо (официальное письмо) - это документ деловой переписки, составленный по установленным правилам и предназначенный для официального общения между организациями, учреждениями или частными лицами.
Содержание
Определение формального письма
Основные характеристики
- Соблюдение официально-делового стиля
- Четкая структура и реквизиты
- Использование стандартных формулировок
- Отсутствие эмоциональной окраски
Виды формальных писем
| Тип письма | Назначение |
| Сопроводительное | Пересылка документов |
| Запрос | Получение информации |
| Ответ | Реакция на полученное письмо |
| Претензионное | Выражение недовольства или требований |
Обязательные реквизиты
Формальное письмо должно содержать: шапку с адресатом, дату, исходящий номер, заголовок, обращение, основной текст, подпись, контактные данные.
Структура формального письма
Основные элементы
- Шапка письма (реквизиты отправителя и получателя)
- Дата и исходящий номер
- Заголовок (тема письма)
- Обращение к адресату
- Основной текст
- Заключительная часть
- Подпись
Языковые особенности
| Элемент | Пример |
| Обращение | "Уважаемый Иван Иванович!" |
| Вводные фразы | "В ответ на Ваше письмо от..." |
| Просьбы | "Просим Вас рассмотреть..." |
| Заключение | "С уважением,..." |
Стилевые нормы
Формальное письмо требует использования нейтральной лексики, стандартных речевых формул, точности формулировок и логичности изложения.
Правила оформления
- Использование фирменного бланка организации
- Соблюдение полей (не менее 2 см)
- Четкая структура абзацев
- Нумерация страниц (если письмо многостраничное)
- Указание приложений (при наличии)
Электронные формальные письма
При отправке по email сохраняются все требования к содержанию, но упрощается оформление - используются стандартные шаблоны email-клиентов.
Типичные ошибки
- Отсутствие конкретного адресата
- Нечеткая формулировка цели письма
- Нарушение логической последовательности
- Использование разговорной лексики
- Отсутствие контактных данных отправителя
