Документирование мероприятий является важной частью организационной работы. Рассмотрим правильное оформление мероприятий в качестве официальных документов и их учет.
Содержание
Виды документов по мероприятиям
| Тип документа | Назначение |
| Приказ о проведении | Официальное распоряжение о мероприятии |
| Программа мероприятия | Подробный план проведения |
| Протокол мероприятия | Фиксация решений и результатов |
Обязательные элементы документа
- Название и дата мероприятия
- Место и время проведения
- Список участников и ответственных
- Цели и задачи мероприятия
- Планируемые результаты
Оформление приказа о мероприятии
Структура приказа
- Шапка с реквизитами организации
- Номер и дата приказа
- Преамбула с обоснованием
- Распорядительная часть
- Подпись руководителя
Образец содержания
| Раздел | Пример |
| Преамбула | "В целях повышения квалификации сотрудников..." |
| Распоряжение | "Провести 15.10.2023 тренинг по продажам..." |
Составление программы мероприятия
- Хронометраж с точным временем
- Темы выступлений и докладов
- ФИО выступающих и модераторов
- Перечень необходимого оборудования
- Места проведения отдельных сессий
Оформление протокола мероприятия
| Раздел | Содержание |
| Вводная часть | Дата, место, список присутствующих |
| Основная часть | Ход обсуждения, выступления |
| Заключительная часть | Принятые решения, поручения |
Системы учета мероприятий
- Журнал регистрации мероприятий
- Электронные системы документооборота
- Календарь корпоративных событий
- Архив документов по мероприятиям
Особенности хранения документов
- Срок хранения приказов - не менее 5 лет
- Программы мероприятий - 3 года
- Протоколы - в соответствии с номенклатурой дел
- Электронные версии с ЭЦП - равнозначны бумажным
